Để giúp người dân, doanh nghiệp hiểu rõ một số quy định và lợi ích, ý nghĩa của chứng thực bản sao điện tử từ bản chính Phòng Tư pháp huyện xin nêu một số điểm cơ bản sau đây:

1. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản?

- Theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 quy định: “Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.”

2. Giá trị pháp lý của bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính:
Theo khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 quy định: “Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

3. Lợi ích của dịch vụ Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính:

- Đối với người dân, doanh nghiệp, dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia cung cấp tiện ích đặt lịch hẹn với người dân, doanh nghiệp đến thực hiện chứng thực, giúp giảm thời gian chờ đợi khi thực hiện thủ tục.

- Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác)

- Bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể sử dụng lại nhiều lần.

4. Một số quy định về chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Về thẩm quyền, thời hạn, địa điểm thực hiện chứng thực; giấy tờ, văn bản làm cơ sở thực hiện chứng thực; trách nhiệm của người tiếp nhận hồ sơ, người thực hiện chứng thực, người yêu cầu chứng thực và phí chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được áp dụng theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Thông tư số 01/2020/TT-BTP và Thông tư số 226/2016/TT-BTC, trong đó lưu ý một số nội dung sau:
* Đối với việc thu phí chứng thực:

Cơ quan thực hiện chứng thực chỉ thu phí bản sao giấy được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính khi người dân có yêu cầu chứng thực một trong hai thủ tục này.

Trường hợp người dân có yêu cầu thực hiện đồng thời 02 thủ tục gồm: chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thì cơ quan thực hiện chứng thực thu phí đối với cả 02 thủ tục này.

* Về cách ghi số chứng thực:

Bản sao giấy được chứng thực từ bản chính và bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính được thực hiện theo các quy định tại các văn bản khác nhau nên mang hệ thống số khác nhau. Khi người dân có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan thực hiện chứng thực ghi số chứng thực theo quy định tại Điều 13, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư số 01/2020/TT-BTP.

Trường hợp cơ quan có thẩm quyền chứng thực thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo yêu cầu của người dân thì lấy số theo quy trình cấp bản sao điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia.

5. Cách thức công dân nộp hồ sơ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Cách 1 Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã, phường/Phòng Tư pháp

Cách 2: Đặt lịch hẹn trên cổng dịch vụ công quốc gia https://dichvucong.gov.vn, sau đó người dân đến nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã, phường/Phòng Tư pháp theo lịch hẹn.

• Thành phần hồ sơ: Bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực.
• Yêu cầu: Người dân phải có địa chỉ thư điện tử (gmail) hoặc tài khoản trên cổng dịch vụ công quốc gia.

6. Cán bộ xử lý hồ sơ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Cán bộ xử lý hồ sơ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính truy cập vào địa chỉ https://quantri.dichvucong.gov.vn, đăng nhập tài khoản và thực hiện xử lý hồ sơ theo đúng vai trò.

7. Người dân nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Cách 1: Trên tài khoản dịch vụ công quốc gia của người dân.
Cách 2: Tại địa chỉ thư điện tử của người dân đã cung cấp (gmail).

Để tăng cường thực hiện việc chứng thức bản sao điện tử từ bản chính, ngày 28/7/2022 UBND huyện đã ban hành Công văn số 2102/UBND-PTP về việc đẩy mạnh thực hiện chứng thức bản sao điện tử từ bản chính trên địa bàn huyện. Theo đó UBND huyện yêu cầu các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn tăng cường đẩy mạnh công tác tuyên truyền về những lợi ích, ý nghĩa của việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cho người dân và doanh nghiệp trên địa bàn, cũng như yêu cầu cán bộ, công chức gương mẫu thực hiện đối với các giấy tờ, hồ sơ cá nhân./.